Ciroya bakmak yetmez: hangi kurum kârlı, hangi saatte ekip yetmiyor, hangi vakalar kotaya gidiyor? Sekiz gösterge, her birinin hesabı ve hangi kararı beslediği.
Çoğu firma sahibi ayı iki sayıyla değerlendirir: kaç vaka yapıldı, hesaba ne kadar girdi. İkisi de gerekli, ikisi de yetersizdir. Vaka sayısı arttığı hâlde kâr düşebilir (ücretsiz kotalar dolmadan ay bitiyordur); ciro arttığı hâlde firma büyüyemiyor olabilir (gündüz saatlerinde çağrı kaçıyordur).
Aşağıdaki sekiz gösterge, vaka kaydı düzgün tutulduğunda ek emek gerektirmez. Her biri bir karara bağlanır; karara bağlanmayan gösterge süstür.
1. Vaka sayısı (türe göre). Toplam değil, kırılım: acil, planlı, şehirler arası, etkinlik. Planlı nakil payı arttıkça gelir öngörülebilir olur.
2. Kurum bazlı gelir. Hangi kurum cironun yüzde kaçı? Tek kurum %40'ı geçiyorsa bu bir risk göstergesidir: o sözleşme bittiğinde firma sarsılır.
3. Vaka başına ortalama gelir. Toplam gelir ÷ ücretli ve ücretsiz tüm vakalar. Ücretsiz kotalar bu sayıyı aşağı çeker; kurumlar arasında karşılaştırınca hangi sözleşmenin gerçekte ne getirdiği görünür.
4. Ekip doluluk oranı. Ekibin vakada geçirdiği süre ÷ nöbette geçirdiği süre. Ortalamaya değil saat dilimine bakın. Tipik tablo: 09:00–13:00 arası yığılma, gece düşük yoğunluk.
5. Kaçan çağrı sayısı ve nedeni. "Ekip müsait değildi" nedeniyle reddedilen çağrılar, yeni araç yatırımının en somut gerekçesidir. Kayıt düzenini çağrı karşılama yazısında anlattık.
6. Ulaşma süresi. Çağrı saati ile hastaya varış arasındaki süre. Hastane sözleşmelerinde taahhüt edilen süre varsa, aşılan vakaların oranı izlenir. Saatler vaka üzerinde tutulmuyorsa bu gösterge hesaplanamaz; ekibin telefondan durum güncellemesi bu yüzden önemlidir.
7. İptal oranı. İptal edilen ÷ açılan vaka. Yüksekse nedenlere bakılır: geç kalma mı, fiyat mı, kurumun mükerrer talebi mi?
8. Kota kullanımı ve itiraz oranı. Her kurum için iki sayı: aylık ücretsiz kotanın ne kadarı kullanıldı, mutabakat listesindeki vakaların yüzde kaçına itiraz edildi. Kota her ay ilk hafta doluyorsa sözleşme yenilemesinde konuşulacak konu bellidir. İtiraz oranı yüksekse sorun çoğu zaman belgededir (eksik sevk, eksik referans numarası). Ayrıntı mutabakat yazısında.
| Gösterge | Sinyal | Karar |
|---|---|---|
| Kurum payı | Tek kurum > %40 | Yeni kurum görüşmeleri |
| Vaka başı gelir | Kurum A, ortalamanın altında | Yenilemede fiyat/kota pazarlığı |
| Saatlik doluluk | Gündüz dolu, gece boş | Vardiya düzeni, 12 saatlik gündüz ekibi |
| Kaçan çağrı | Ayda 15+ "ekip yok" | Yeni ekip ya da araç |
| Ulaşma süresi | Belirli bölgede uzun | Bekleme noktası değişikliği |
| İtiraz oranı | Kurum B'de yüksek | Belge ve referans alanını zorunlu kıl |
Vakasis'in Göstergeler ekranı canlı operasyon özetini, Hizmet Raporu modülü dönemsel hizmet ve gelir raporlarını grafiklerle sunar; veriler vakalardan geldiği için ayrıca derleme gerekmez ve Excel'e aktarılabilir. Ayrıntılar Özellikler ve Modüller sayfalarında.
Operasyon göstergeleri (açık vaka, ekip durumu) günlük; gelir, doluluk ve kurum göstergeleri aylık incelenir. Yılda bir, sözleşme yenileme döneminden önce kurum bazlı yıllık özet çıkarılmalıdır.
Tek bir doğru sayı yoktur. Çok düşük oran atıl kapasite, çok yüksek oran ise kaçan çağrı ve yıpranan ekip demektir. Önemli olan ortalama değil, saat dilimine göre dağılımdır: gündüz dolu, gece boş bir firma için çözüm yeni ekip değil vardiya düzenidir.
Çıkarılabilir, ama her ay yeniden emek ister ve vaka verisi eksikse sonuç yanıltır. Göstergeler, vaka kaydının yan ürünü olduğunda güvenilirdir: saatler, kurum, bölge ve ekip vaka açılırken girildiyse rapor kendiliğinden oluşur.
Bireysel çağrılar dalgalıdır; hastane, bakım evi ve klinik anlaşmaları ise her ay tekrar eden işi getirir. Hedef listeden ilk ayın raporuna kadar yedi adımlık, sahada denenmiş bir satış planı.
Yazıyı okuFiyatı rakibe bakarak belirleyen firma, hangi işte para kazandığını bilmez. Sabit giderleri, yakıtı, ekip saatini ve boş beklemeyi tek tabloda toplayıp vaka başı maliyeti çıkarmanın yolu.
Yazıyı okuFiyat soran her arayan bir vakadır; teklifi geç ya da eksik veren firma onu kaybeder. Telefonda hangi bilgiyi alacağınız, şehirler arası nakilde fiyatı neyin belirlediği ve yazılı teklifin içeriği.
Yazıyı oku
