Ay sonunda hastaneyle vaka listesi üzerinde günlerce tartışmamak için: vaka anında kurum bağlantısı, kota takibi, mutabakat durumu ve tek kaynaktan üretilen liste.
Bir özel ambulans firmasının muhasebe sorumlusuna ayın ilk haftasını sorun: hastanelerle mutabakat. Her kurum için vaka listesi çıkarılır, kurumun listesiyle karşılaştırılır, eksik vakalar aranır, "bu vaka ücretsiz kotadan mıydı" tartışılır, sonunda fatura kesilir. Beş kurumla çalışan bir firma için bu iş üç günden az sürmez.
Sürenin nedeni vaka sayısı değil, bilginin dağınıklığıdır: vakalar bir dosyada, kurum fiyatları başka dosyada, kota bir defterde, sözleşme klasörde. Mutabakat bu dördünü ay sonunda birleştirme çabasıdır. Çözüm, dördünü vaka açılırken birleştirmek.
Mutabakatı hızlandırmanın ilk adımı kurumu düzgün tanımlamaktır. Her kurum için sistemde olması gerekenler:
Bölge fiyatlarının nasıl kurulacağını bölge bazlı fiyatlandırma yazısında ayrıntılı anlattık.
Vaka kuruma bağlı açıldığında ve teslimde bölgesi girildiğinde, kapanış anında tutar bellidir: kurumun o bölge fiyatı, kota durumu (ücretsiz mi ücretli mi), varsa ek hizmet. Muhasebe ay sonunda hesaplamaz; sistem her vakayı kapanışta hesaplar.
Bu tek değişiklik mutabakatı bir liste çıktısına indirger. Ay sonunda yapılan tek iş listeyi kuruma göndermektir.
Liste kuruma gittiğinde her vaka için üç durum vardır:
| Durum | Anlamı | Yapılacak |
|---|---|---|
| Bekliyor | Kurum henüz onaylamadı | Takip |
| Mutabık | Kurum onayladı | Faturaya girer |
| İtirazlı | Kurum kabul etmiyor | Not yazılır, görüşülür |
Bu durum vakanın üzerinde tutulursa, kurumla görüşme yalnızca itirazlı vakalar üzerinden yapılır. "Bu ay 84 vaka var, siz 79 diyorsunuz" yerine "şu 5 vakaya itiraz var, bakalım" konuşulur. Her itiraz için not (kurumun gerekçesi, sizin cevabınız) vakada saklanır; sonraki ay aynı tartışma tekrarlanmaz.
Ücretsiz vaka kotası sözleşmede güzel görünür, ay sonunda kavga çıkarır. Kurum "bu vaka kotadandı" der, siz "kota 18'de dolmuştu" dersiniz. Çözüm, kotayı vaka sırasına göre sistemin düşmesidir:
Kurum listede sırayı görür; tartışma biter. Aynı mantık hastane bazlı kota ve mutabakat formu için de geçerlidir.
İtiraz oranı yüksek kurumlar sözleşme yenilemesinde masaya getirilecek konuları gösterir.
Vakasis'in Kurumlar ve Mutabakat modülü kurum kartını, bölge fiyatlarını, ücretsiz kotayı ve sözleşme tarihlerini tutar; vaka kapanınca tutarı hesaplar; vaka bazında mutabakat durumu ve notu saklar; listeyi Excel olarak üretir. Taban lisansa dahildir, ek ücret yoktur. Ayrıntılar Özellikler ve Fiyatlandırma sayfalarında.
Vaka numarası, tarih ve saat, hasta adı (kurumun istediği biçimde), güzergâh ya da bölge, nakil türü, ekip, kilometre, kurum fiyatı ve kota durumu (ücretsiz/ücretli). Kurumun kendi referans numarası varsa o da eklenir.
Kurum sözleşmesinde aylık ücretsiz vaka sayısı tanımlanır; her kapanan vaka kotadan düşer, kota dolunca vakalar ücretli hâle gelir. Bunu elle takip etmek ay sonunda en çok tartışılan konudur; sistemde otomatik olmalıdır.
Vaka bazında karşılaştırın, tek tek değil toplu. Sistemde her vakanın mutabakat durumu (bekliyor, mutabık, itirazlı) ve notu tutulursa fark yalnızca itirazlı vakalara iner ve görüşme yarım saatte biter.
Bireysel çağrılar dalgalıdır; hastane, bakım evi ve klinik anlaşmaları ise her ay tekrar eden işi getirir. Hedef listeden ilk ayın raporuna kadar yedi adımlık, sahada denenmiş bir satış planı.
Yazıyı okuFiyatı rakibe bakarak belirleyen firma, hangi işte para kazandığını bilmez. Sabit giderleri, yakıtı, ekip saatini ve boş beklemeyi tek tabloda toplayıp vaka başı maliyeti çıkarmanın yolu.
Yazıyı okuFiyat soran her arayan bir vakadır; teklifi geç ya da eksik veren firma onu kaybeder. Telefonda hangi bilgiyi alacağınız, şehirler arası nakilde fiyatı neyin belirlediği ve yazılı teklifin içeriği.
Yazıyı oku
