Sahadan mutabakata kadar tek sistem

Vaka üç aşamada ilerler. Çağrı alındığında hasta ve talep bilgileri girilir; ekip atandığında nakil türü, kaynak ve hedef hastane belirlenir; teslimde saatler, kilometre ve teslim eden kişi kaydedilir. Her aşamada kimin ne değiştirdiği denetim kaydına yazılır.

• Otomatik vaka numarası ve ASOS protokol numarası
• Hasta, refakatçi ve teslim bilgileri
• Varış, teslim ve dönüş saatleri
• Başlangıç ve bitiş kilometresi
• ASOS, EK-3 ve serbest belge yükleme
• Kurum bölge fiyatına göre otomatik ücret hesabı
• Durum, nakil türü, kurum, ekip ve tarih filtreleri
• Excel ile toplu vaka aktarımı ve dışa aktarma
• Vaka kopyalama ve 2 saatlik süre uyarısı

Diyaliz, kontrol ve taburcu gibi önceden bilinen nakiller planlı vaka olarak kaydedilir. Ayrı bir listede takip edilir, günü geldiğinde hatırlatma verilir ve ekip önceden atanabilir.

• İleri tarihli nakil kaydı
• Ekip ön ataması
• Yaklaşan planlı vaka hatırlatması
• ASOS protokol ve hasta adıyla arama, tarih filtresi

Anlaşmalı kurumun kullanıcıları Vakasis mobil uygulamasından kurumlarını seçerek giriş yapar ve çağrı açar. Çağrı panelde onay akışına düşer; onaylandığında normal vakaya dönüşür, reddedildiğinde gerekçesi kaydedilir.

• Vakasis mobil uygulaması (iOS ve Android)
• Kullanıcı kurumunu seçerek giriş yapar
• Konum bilgisiyle çağrı oluşturma, haritada görüntüleme
• Panelde onay / ret akışı ve gerekçe kaydı
• Ön onay bekleyen, onaylanan ve iptal edilen çağrı filtreleri
• Anlık bildirim ile çağrının panele düşmesi
• İsteğe bağlı: kurumunuzun adı ve logosuyla yayımlanan uygulama

Ekipler bir kez tanımlanır; her gün o ekibe plaka ve personel atanır. Atamalar Excel ile toplu yüklenebilir, önceki günden kopyalanabilir. Ekip lideri tanımlıdır, vaka ataması ona gider.

• Ekip adı, kodu, lideri ve GPS cihaz numarası
• Günlük plaka ve 1–3 kişilik personel ataması
• Excel şablonu indirme, toplu yükleme ve dışa aktarma
• Başka günden atama kopyalama
• Atanmış / atanmamış ekip görünümü
• Her sabah 07:40’da otomatik sıfırlanan günlük plan

Ekip durumu ekranı her ambulansın anlık durumunu gösterir: müsait, vakada veya atanmamış. GPS cihazı tanımlı araçların konumu harita üzerinde görüntülenir.

• Müsait / vakada / atanmamış durumları
• Devam eden vaka detayı
• Harita üzerinde araç konumu (Arvento entegrasyonu)
• Günlük atama ile senkron çalışma

Plaka, marka, model ve araç tipi kaydedilir; araç bir ekiple eşleştirilir. Muayene ve sigorta bitiş tarihleri takip edilir. Lisansınızdaki ambulans kotası ekranda görünür.

• Plaka, marka, model ve model yılı
• Acil, nakil, yoğun bakım ve yenidoğan araç tipleri
• Aktif / bakımda / hizmet dışı durumu
• Ekip ve GPS cihaz eşleştirmesi
• Muayene ve sigorta bitiş tarihi takibi
• Plaka veya markaya göre arama
• Lisans kotası göstergesi

Şirketinizin çalışma düzenine göre vardiya tiplerini bir kez tanımlarsınız. Aylık ızgarada personeli günlere ve ambulanslara atarsınız; önceki ayı kopyalayabilir, Excel ile doldurabilirsiniz. Sistem çakışmaları ve boş kalan nöbetleri anında gösterir.

• Esnek vardiya tipleri: 24 saat, 12 saat gündüz/gece, 8 saat
• İzin, rapor ve resmî tatil işaretleme
• Aynı gün çift nöbet ve dinlenme kuralı kontrolü
• Ambulans bazlı görünüm: hangi araçta kim var
• Başka aydan kopyalama ve Excel ile çizelge yükleme
• Boş nöbetlerin vurgulanması
• Yayınlandığında personele bildirim ve çizelge kilidi

Puantaj tablosu nöbet çizelgesinden otomatik oluşur. Fiili çalışma saatleri hücre hücre düzenlenebilir; devamsızlık, izin ve fazla mesai ayrı ayrı hesaplanır. Ay kapatıldığında tablo kilitlenir ve Excel’e aktarılır.

• Çizelgeden otomatik doldurma ve yeniden üretme
• Günlük saat düzenleme
• Fazla mesai ve hafta tatili ayrımı
• İzin, rapor ve ücretsiz izin takibi
• Aylık toplamlar ve ay kapatma
• Bordro için Excel çıktısı

Anlaşmalı kurumlar için bölge bazlı nakil fiyatları, doktor ve paramedik talep ücretleri, ücretsiz vaka kotaları ve sözleşme tarihleri tanımlanır. Vaka kapandığında tutar bu kurallara göre otomatik hesaplanır.

• Bölge bazlı taban, doktor, paramedik ve ek ücretler
• Aylık, yıllık veya toplam ücretsiz vaka kotası
• Sözleşme başlangıç ve bitiş takibi
• Ödeme koşulları, özel koşullar ve sözleşme notları
• VIP kurum işareti ve acil durum iletişimi
• Kurum kullanıcısı yalnızca kendi vakalarını görür
• Kurum bazlı dönemsel ciro raporu

Kurumla hangi vakalarda anlaştığınız artık vakanın kendisinde tutulur. Kurum kartındaki mutabakat sekmesinde dönemi seçer, vakaları “mutabıkız” veya “mutabık değiliz” olarak işaretler, gerekçesini not olarak yazarsınız. Ekranda gördüğünüz liste ile indirdiğiniz Excel birebir aynıdır.

• Vaka bazında Bekliyor / Mutabıkız / Mutabık Değiliz durumu
• Tarih aralığı, mutabakat ve vaka durumu filtreleri
• Toplu işaretleme ve vaka başına mutabakat notu
• Toplam, mutabık, mutabık değil ve bekleyen özet sayaçları
• Filtreyle birebir eşleşen Excel mutabakat listesi
• Kurum yetkilisine hazır e-posta taslağı
• Hastaneler için tarih aralığıyla mutabakat formu

Nakil yapılan hastaneler ad, kod, tür ve il/ilçe bilgisiyle kaydedilir. Her hastane için kota ve vaka başı ücret tanımlanır; kullanım yüzdesi kartta renk kodlu çubukla görünür.

• Hastane kayıtları: ad, kod, tür, il / ilçe
• Kota ve vaka başı ücret tanımı
• Kullanım yüzdesi ve renk kodlu kota çubuğu
• Tarih aralığına göre kota sayımı
• Hastane bazlı Excel mutabakat formu

Vakada seçilen teşhis, ilaç ve sarf malzemeleri şirketinizin kendi kataloğundan gelir. Katalog panelden yönetilir; hangi tanı ve malzemenin ne sıklıkta kullanıldığı istatistik olarak görülür.

• Teşhis, ilaç ve malzeme sekmeleri
• Canlı arama ile hızlı bulma
• Vaka detayında teşhis, ilaç ve malzeme seçimi
• Tarih aralığında en çok kullanılanların istatistiği

Maç, konser ve fuar gibi sağlık tedbiri görevleri organizasyon olarak kaydedilir. Etkinliğe ambulans ve personel atanır, sözleşme ve ücret bilgisi tutulur, görev tamamlandığında kapatılır.

• Organizasyon numarası, tarih, saat ve adres bilgisi
• Ambulans ve ekip görevlendirme
• Planlanan / aktif / tamamlanan / iptal durumları
• Sözleşme ve ücretlendirme bilgileri
• Organizasyon kopyalama ve iptal gerekçesi

Ana panel toplam, bekleyen, devam eden ve tamamlanan vaka sayılarını, son vakaları ve size atanmış günün görevlerini gösterir. Yöneticiler durum dağılımını grafiklerle izler.

• Vaka sayısı istatistik kartları
• Son vakalar ve hızlı erişim
• Paramedik ve ekip lideri için bugünkü görevler
• Yeni vaka, bekleyen vakalar ve kullanıcı yönetimi kısayolları
• Yönetici için durum dağılımı grafikleri

Yönetici, süpervizör, ekip lideri, operatör, paramedik ve sürücü rolleri ile anlaşmalı kurum, 112 başkanlığı ve hastane kullanıcıları farklı yetkilere sahiptir. Menüler ve kayıtlar role göre filtrelenir.

• Rol bazlı menü ve kayıt erişimi
• Kurum kullanıcıları yalnızca kendi vakalarını görür
• Kullanıcı onay akışı, aktif / pasif yönetimi
• Rol ve kuruma göre kullanıcı filtreleme
• Denetim kaydı ve oturum yönetimi
• Ambulans başına kullanıcı kontenjanı

Dönemsel vaka sayısı, nakil türü dağılımı, kurum bazlı ciro ve ekip performansı grafiklerle sunulur. Tarih, kurum, sevk türü ve ekip filtreleriyle daraltılır; rapor PDF veya Excel olarak dışa aktarılır.

• Toplam, tamamlanan, iptal ve ortalama ulaşım süresi göstergeleri
• Vaka sonucu ve sevk türü dağılımı grafikleri
• Gün içi saatlik yoğunluk kırılımı
• Kurum ve ekip kırılımı
• PDF ve Excel çıktı

Yeni mobil çağrı, yaklaşan planlı vaka ve ekip ataması gibi olaylarda sesli ve görsel bildirim alınır. Bildirim türleri kullanıcı bazında açılıp kapatılabilir.

• Yeni vaka ve çağrı bildirimi
• Yaklaşan planlı vaka hatırlatması
• Ekip atama ve çizelge yayın bildirimi
• Sesli uyarı tercihleri ve yenileme aralığı