Vakalar bir Excel dosyasında, çağrılar WhatsApp grubunda, nöbet duvardaki kâğıtta. Operasyonu durdurmadan dört haftada tek sisteme geçmek için adım adım plan.
Birçok özel ambulans firması aynı düzenle büyür: vakalar ortak bir Excel dosyasında, çağrılar bir WhatsApp grubunda, nöbet çizelgesi duvarda ya da başka bir tabloda. Firma küçükken çalışır. Araç sayısı üçü, kurum sayısı beşi geçince sorunlar başlar:
Bu yazı, operasyonu durdurmadan dört haftada tek sisteme geçmenin planıdır. Bir yazılımda neye bakmanız gerektiğini vaka takip yazılımı yazısında ayrıntılı anlattık.
Yeni sistemin ilk günü dolu başlaması için şu listeleri temizleyin:
| Liste | İçerik | Not |
|---|---|---|
| Personel | Ad, görev, telefon, belgeler | Mükerrer kayıtları ayıklayın |
| Araçlar | Plaka, tür, muayene ve sigorta tarihleri | Tarihleri kontrol edin |
| Kurumlar | Yetkili, fiyat listesi, sözleşme tarihi, kota | Bölge sınırlarını netleştirin |
| Hastaneler | Ad, ilçe, kabul notları | |
| Açık vakalar | Mutabakatı bitmemiş vakalar | Eski kapanmış vakaları arşivleyin |
Bu hafta aynı zamanda sorumlu seçme haftasıdır: geçişi bir kişi yönetmeli, soruları o toplamalıdır.
Rol bazlı yetki, geçişin en çok atlanan adımıdır. Saha personelinin tüm kurumların fiyatlarını görmesine gerek yoktur; ayrıntı KVKK yazısında.
Bir hafta boyunca vakalar yeni sisteme girilir; Excel yalnızca yedek olarak tutulur. Saha ekiplerine nöbet başında on dakikalık bir tanıtım yeterlidir:
Gün sonunda sorumlu kişi iki kaydı karşılaştırır. Farklar genellikle eğitim eksikliğini gösterir; ertesi sabah düzeltilir.
Belirlenen tarihte Excel dosyası salt okunur yapılır ve WhatsApp grubu operasyon için kapatılır. Bu adım ertelenirse ekip iki kanalı birlikte kullanmaya devam eder ve geçiş hiç tamamlanmaz. Çağrıların nasıl iletileceğini çağrı karşılama yazısında anlattık.
Bu dört sorunun cevabı, ikinci ayda neyi iyileştireceğinizi söyler. Kurum mutabakatının nasıl hızlandığını mutabakat yazısında görebilirsiniz.
Vakasis vakaları, planlı nakilleri, ekipleri, nöbet çizelgesini, puantajı, ambulansları, kurum ve hastane mutabakatını tek panelde toplar; anlaşmalı kurumlardan gelen çağrılar ise Mobil Vakalar modülüyle onay akışına düşer. Hesap açıldıktan sonra kurulum adımları sizi personel, araç ve kurum tanımlarından geçirir. Ayrıntılar için Modüller ve Fiyatlandırma sayfalarına bakabilir ya da başvurunuzu başlatabilirsiniz.
Hepsini değil. Aktif kurumlar, fiyat listeleri, personel, araçlar ve açık (mutabakatı bitmemiş) vakalar aktarılmalıdır. Kapanmış eski vakalar arşiv olarak saklanabilir; yeni sisteme taşımak çoğu zaman emeğe değmez.
Sistem telefondan birkaç dokunuşla kullanılabiliyorsa evet. Eğitimi kısa tutun, ilk hafta her nöbet başında bir sorumlu sorulara cevap versin. Direnç genellikle "çift iş" hissinden doğar; WhatsApp grubunu belirli bir tarihte kapatmak bunu çözer.
Excel dosyalarını e-postayla ya da mesajlaşma uygulamasıyla dolaştırmayın, aktarım bitince eski dosyaların erişimini kısıtlayın ve yeni sistemde rol bazlı yetki tanımlayın. Ayrıntılar KVKK yazımızda.
Bireysel çağrılar dalgalıdır; hastane, bakım evi ve klinik anlaşmaları ise her ay tekrar eden işi getirir. Hedef listeden ilk ayın raporuna kadar yedi adımlık, sahada denenmiş bir satış planı.
Yazıyı okuFiyatı rakibe bakarak belirleyen firma, hangi işte para kazandığını bilmez. Sabit giderleri, yakıtı, ekip saatini ve boş beklemeyi tek tabloda toplayıp vaka başı maliyeti çıkarmanın yolu.
Yazıyı okuFiyat soran her arayan bir vakadır; teklifi geç ya da eksik veren firma onu kaybeder. Telefonda hangi bilgiyi alacağınız, şehirler arası nakilde fiyatı neyin belirlediği ve yazılı teklifin içeriği.
Yazıyı oku
