Özel Ambulans Firmaları İçin Vaka Takip Yazılımı: Excel’den Kurtulmanın 7 Adımı

Excel üçüncü ayda neden tıkanır?

Yeni kurulan hemen her özel ambulans firması vakaları bir Excel dosyasında tutarak başlar. İlk ay iyi gider: 60–80 vaka, tek kurum, tek kişi giriyor. İkinci ay ikinci kurum sözleşmesi gelir, dosyaya "kurum" sütunu eklenir. Üçüncü ayda üç kişi aynı dosyayı düzenliyordur ve şu sorular sorulmaya başlar:

• Bu vakayı hangi ekip aldı, kaç kilometre yaptı?
• Bağcılar'daki hastane için bu ay kaç ücretsiz vaka hakkı kaldı?
• EK-3 formu nerede, ASOS numarası girildi mi?
• Dosyanın son sürümü kimde?

Sorun Excel'in yetersizliği değil; vaka verisinin kurum, ekip, araç, belge ve fiyat ile aynı anda ilişkili olmasıdır. Tablo bu ilişkiyi taşıyamaz, sistem taşır.

Doğru vaka takip sisteminde olması gereken 7 özellik

1. Çağrı anında kayıt, aşamalı tamamlama

Vaka bilgisi tek seferde gelmez. Çağrıda hasta adı ve adres alınır; ekip yola çıkınca araç ve personel belli olur; teslimde kilometre, saat ve teslim alan kişi eklenir. Sistem bu üç aşamayı ayrı ayrı kaydetmeli, eksik aşamayı listede göstermelidir. Vakasis'te vaka kaydı tam olarak bu üç adımdan oluşur: çağrı bilgileri, ekip ataması ve nakil, teslim ve kapanış.

2. Kurum ile otomatik ilişki

Vaka bir kuruma bağlı açılmalı; kurumun bölge fiyatı, ücretsiz kotası ve sözleşme tarihi vakaya otomatik uygulanmalıdır. Aksi hâlde ay sonunda her vaka için "bu ne kadar tutuyordu" sorusu yeniden sorulur.

3. Belge ekleme

EK-3 formu, ASOS çıktısı, hasta onam formu ve kurumdan gelen sevk yazısı vakaya eklenebilmeli. Denetimde belge vakayla birlikte açılabilmeli. Fotoğraf çekip yükleme sahada yeterlidir.

4. Ekip ve araç bağlantısı

Hangi ekibin o gün hangi araçta olduğu nöbet çizelgesinden gelmeli; operatör vakaya ekip atarken sadece o gün müsait olanları görmeli. Ekip ataması ile nöbet listesi ayrı yerlerde tutulursa ikisi mutlaka ayrışır.

5. Otomatik numaralama ve denetim izi

Vaka numarası ve varsa protokol numarası sistem tarafından verilmeli; kim ne zaman neyi değiştirdi kayıt altına alınmalı. Kurumla anlaşmazlıkta bu iz tek dayanağınızdır.

6. Sahadan erişim

Ekip vakayı telefondan güncelleyebilmeli: yola çıktı, hastaya ulaştı, teslim etti. Merkezdeki operatör telefonla bilgi toplamak zorunda kalmamalı.

7. Mutabakat ve rapor çıktısı

Ay sonunda kurum bazında vaka listesi, tutar ve mutabakat durumu tek tıkla Excel'e alınabilmeli. Kuruma gönderdiğiniz liste ile sistemdeki liste aynı kaynaktan üretilmeli.

Excel ile sistem karşılaştırması

Excel'in "sıfır maliyeti" görünürdedir. Ay sonunda mutabakat için harcanan iki gün, unutulan ücretsiz kota ve faturalanamayan vakalar gerçek maliyettir.

Geçiş planı: bir hafta

1. Gün 1 – Kurumlar: Sözleşmeli kurumları, bölge fiyatlarını ve kotaları sisteme girin. En kritik adım budur; sonrası buna bağlıdır.
2. Gün 2 – Personel ve araçlar: Personel listesini Excel şablonuyla yükleyin, araçları tanımlayın, ekipleri kurun.
3. Gün 3 – Nöbet çizelgesi: Bu ayın çizelgesini girin. Ekip ataması artık buradan beslenecek.
4. Gün 4 – Açık vakalar: Devam eden vakaları sisteme taşıyın. Kapanmış eski vakalar sonra, toplu yüklemeyle.
5. Gün 5 – Ekip eğitimi: Operatörlere üç aşamalı kayıt, ekiplere mobil güncelleme gösterilir. Bir saat yeter.
6. Gün 6–7 – Paralel çalışma: Yeni vakalar yalnızca sisteme girilir; Excel kontrol amaçlı tutulur.

Ay sonunda sistemden alınan kurum listesi ile Excel'deki liste karşılaştırılır; eşleşiyorsa Excel kapatılır.

Vakasis'te nasıl çalışır?

Vakasis, özel ambulans şirketleri için vaka yönetimini nöbet, puantaj ve kurum mutabakatı ile aynı veri üzerinde tutar. Vaka kapandığında tutar kurumun bölge fiyatına göre hesaplanır; mutabakat listesi kuruma Excel olarak gönderilir. Ambulans başına aylık sabit ücretle çalışır, kullanıcı başına ücret yoktur. Modüllerin tamamını Modüller sayfasında, ücretleri Fiyatlandırma sayfasında görebilirsiniz.