Etkinlik ve Organizasyonlarda Ambulans Hizmeti: Teklif, Görevlendirme ve Ücretlendirme

Etkinlik işi neden ayrı yönetilmeli?

Özel ambulans firmalarının gelirinin önemli bir bölümü vakadan değil, etkinlikten gelir: konserler, spor müsabakaları, düğünler, film setleri, kurumsal toplantılar, okul şenlikleri. Bu işlerin ortak özelliği, ambulansın bir hastayı taşımak için değil, hazır beklemek için kiralanmasıdır.

Vaka mantığıyla yönetildiğinde etkinlik işi hep eksik kalır: hasta yoktur, güzergâh yoktur, bölge fiyatı yoktur. Excel'de ayrı bir sayfada tutulur, ay sonunda "o maçın parası alındı mı" diye sorulur. Etkinlik, kendi kaydı olan ayrı bir iş türüdür.

Teklif: hangi kalemler yazılmalı?

İyi bir etkinlik teklifi, sonradan tartışma çıkaracak her konuyu önceden yazar:

• Tarih, başlangıç ve bitiş saati (kurulum ve dağılma süresi dahil mi?)
• Araç sayısı ve tipi (hasta nakil / acil yardım donanımlı)
• Ekip bileşimi (sürücü + paramedik/ATT, hekim talebi var mı?)
• Asgari süre ve saatlik ek ücret (etkinlik uzarsa ne olur?)
• Nakil koşulu (hasta nakledilirse yedek araç gelecek mi, nakil ücreti ayrı mı?)
• Yol ve konaklama (şehir dışı etkinlikler için)
• İptal koşulu (kaç gün kala iptalde ne kadar ücret?)

Katılımcı sayısına göre kaç ambulans ve sağlık personeli gerektiği, etkinliğin türüne ve yerel idarenin izin koşullarına göre değişir; organizatörden izin yazısındaki şartı isteyin ve teklifi ona göre kurun.

Ücret hesabı: örnek

Tek araçlı, 6 saatlik bir kurumsal etkinlik için örnek hesap:

Rakamlar örnektir. Önemli olan, formülün teklif aşamasında belli olması ve etkinlik uzadığında ek sürenin kayıt altına alınmasıdır. "Bir saat uzadı ama yazmadık" cümlesi, etkinlik işinin en yaygın gelir kaybıdır.

Görevlendirme: nöbetle çakışmayan ekip

Etkinlik tarihi haftalar önceden bellidir; bu bir avantajdır. Görevlendirme yapılırken:

1. Etkinlik saatlerinde nöbette olmayan ya da o gün için ayrılmış personel seçilir.
2. Araç, o saatlerde vakaya verilmeyecek şekilde işaretlenir.
3. Görev, personelin çalışma saatine yazılır; puantajda görünür.
4. Ekibe etkinlik adresi, sorumlu kişi ve saatler bildirilir.

Etkinlik görevleri puantaja yansımazsa fazla mesai hesabı eksik çıkar. Puantaj mantığını puantaj ve fazla mesai yazısında, çizelge kurulumunu nöbet çizelgesi yazısında anlattık.

Etkinlik günü: kayıt tutulacak üç şey

• Gerçek başlangıç ve bitiş saati: Ek süre ücretinin dayanağıdır; organizatörün sorumlusuna teyit ettirin.
• Müdahaleler: Alanda yapılan her müdahale (pansuman, tansiyon, gözlem) kısa notla kaydedilir. Organizatörler etkinlik sonrası bu özeti ister.
• Nakiller: Hastaneye nakil olduysa ayrı vaka olarak açılır ve etkinlik kaydıyla ilişkilendirilir.

Tahsilat ve takip

Etkinlik işinde müşteri çoğu zaman tek seferliktir; tahsilatın takibi kurum mutabakatından daha zordur. Her etkinlik kaydında durum tutulmalı: teklif verildi, onaylandı, gerçekleşti, tahsil edildi. Ay sonunda "gerçekleşti ama tahsil edilmedi" listesi tek tıkla alınabilmeli.

Düzenli çalıştığınız organizatörler (spor kulübü, etkinlik ajansı) için kurum kartı açıp sözleşme fiyatını tanımlamak daha doğrudur; mantığı kurum mutabakatı yazısında bulabilirsiniz.

Sık yapılan hatalar

• Etkinliği vaka gibi açıp hasta alanlarını boş bırakmak
• Ek süreyi etkinlik günü kaydetmeyip sonradan hatırlamaya çalışmak
• Personeli nöbet çizelgesine bakmadan görevlendirmek
• Nakil hâlinde yedek araç koşulunu teklife yazmamak
• Tahsilat durumunu kişisel notlarda tutmak

Vakasis'te organizasyonlar

Vakasis'in Organizasyonlar modülü etkinlik kaydını, sağlık ekibi görevlendirmesini ve ücretlendirmeyi vakalardan ayrı tutar; etkinlik gelirleri hizmet raporunda ayrı görünür. Modülün ayrıntıları için Modüller, paket seçenekleri için Fiyatlandırma sayfasına bakın.