Özel Ambulans Denetimine Hazırlık: Araç, Personel ve Kayıt Kontrol Listesi

Denetim bir gün değil, bir alışkanlıktır

Özel ambulans servisleri, ruhsatı veren İl Sağlık Müdürlüğü tarafından dönemsel olarak ve şikâyet hâlinde ayrıca denetlenir. Denetim ekibi üç şeye bakar: araç ruhsattaki şartları hâlâ taşıyor mu, personel gerekli niteliklere sahip mi ve fiilen çalışan kişi kayıtlı kişi mi, kayıtlar düzenli tutuluyor mu.

Denetimden önceki hafta yaşanan telaş, genellikle bilginin dağınık olmasından kaynaklanır: araç belgeleri torpidoda, personel dosyaları muhasebede, vaka formları klasörde, nöbet listesi duvarda. Bu yazıdaki kontrol listesi genel bir çerçevedir; bağlayıcı olan, yürürlükteki ambulans ve acil sağlık araçları mevzuatı ile müdürlüğünüzün kullandığı denetim formudur. Formun güncel hâlini müdürlükten isteyip kendi listenizi ona göre kurun.

1. Araç: donanım ve tarihler

• Ambulans uygunluk belgesi ve araç ruhsatı
• Trafik sigortası, kasko, muayene tarihleri
• Mevzuat ekindeki listeye göre tıbbi donanım (tipine göre: hasta nakil / acil yardım / yoğun bakım)
• Tıbbi cihazların kalibrasyon etiketleri ve tarihleri
• İlaç ve sarf malzemelerin son kullanma tarihleri
• Oksijen tüplerinin doluluk ve dolum kayıtları
• Temizlik ve dezenfeksiyon kayıtları

Son kullanma tarihi en sık çıkan eksiktir, çünkü kimse her gün bakmaz. Çözüm, araç başına aylık bir kontrol ve sistemde tarih bazlı hatırlatmadır. Araç belgeleri ve bakım takibini ayrı bir yazıda ele aldık.

2. Personel: belge ve fiilî durum

• Mesul müdür belgesi ve görevlendirmesi
• Her personel için diploma, sertifika ve (sürücüler için) ehliyet ile gerekli eğitim belgeleri
• SGK işe giriş bildirgeleri
• Güncel personel listesi (müdürlüğe bildirilen liste ile aynı mı?)
• Ayrılan ve yeni başlayan personelin bildirimi

Denetçinin en basit testi şudur: o an araçta bulunan ekibi, nöbet listesi ve personel listesiyle karşılaştırmak. Listede olmayan biri araçtaysa sorun büyüktür. Bu yüzden nöbet çizelgesi ve günlük atama, fiilî durumu yansıtmalıdır; sabah yapılan değişiklik sisteme de işlenmelidir.

3. Kayıtlar: vaka formu ve ekleri

• Her vaka için eksiksiz doldurulmuş vaka formu
• Varsa sevk yazısı, EK-3 formu, ASOS kaydı ve hasta onamı
• Vaka numaralarının kesintisiz sırası (atlanan numara soru doğurur)
• Çıkış, varış ve teslim saatleri
• Görev yapan ekibin adları

Denetçi rastgele üç vaka seçip belgelerini isterse, üç dakikada gösterebilmelisiniz. Belgelerin vakaya ekli tutulmasını vaka formu ve belge arşivi yazısında anlattık.

4. Merkez ve düzen

• Ruhsat ve faaliyet izin belgesinin aslı
• Merkezin ruhsattaki adreste ve şartlarda olması
• Personel dinlenme alanı, malzeme deposu, tıbbi atık sözleşmesi
• İletişim altyapısı (kayıtlı telefon hattı, telsiz varsa ruhsatı)
• KVKK aydınlatma metinleri ve veri envanteri (KVKK yazısı)

Aylık iç denetim: 30 dakika

Denetime hazır olmanın en ucuz yolu, ayda bir kendi kendinizi denetlemektir:

1. Her araç için donanım ve son kullanma tarihi kontrolü (ekip yapar, sorumlu onaylar).
2. 60 gün içinde süresi dolacak belge ve kalibrasyonların listesi.
3. Rastgele beş vakanın form ve ek kontrolü.
4. Personel listesinin müdürlüğe bildirilenle karşılaştırılması.
5. Eksiklerin sorumlusu ve tarihiyle kaydedilmesi.

İç denetim kaydı, gerçek denetimde de olumlu bir göstergedir: eksik çıksa bile firmanın bunu izlediğini gösterir.

Sık yapılan hatalar

• Hazırlığı denetim haberinden sonraya bırakmak
• Personel değişikliğini müdürlüğe geç bildirmek
• Son kullanma tarihlerini yalnızca ekibin hafızasına bırakmak
• Vaka formlarını ay sonunda topluca doldurmak
• Nöbet listesini duvarda, gerçeği telefonda tutmak

Vakasis denetimde nasıl yardımcı olur?

Vakasis'te vaka belgeleri vakaya ekli durur, nöbet çizelgesi ve günlük atama fiilen kimin hangi araçta olduğunu gösterir, Ambulanslar modülü muayene ve bakım tarihlerini takip eder ve her değişiklik kim/ne zaman bilgisiyle kayıt altındadır. Ayrıntılar Özellikler sayfasında.